KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin hakkında

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Bu metin, Ankara Asansör Sistemleri adıyla işletilen bu internet sitesi ve telefon hattı için geçerlidir. Talebinizin değerlendirilmesi, size yazılı teklifin ulaştırılması ve işin yetkili servis tarafından yürütülmesi sürecinde hangi kişisel verilerinizin işlendiğini açıklar. Ayrıca bu verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarıldığını ve haklarınızı anlatır.

Bu metin yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve sizden onay istemez. Kişisel verilerinizin talebinizi üstlenecek yetkili servise aktarılması için gereken açık rıza, talep formunda bu metinden ayrı olarak alınır (bkz. 4. ve 5. bölüm).

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Şirket Unvanı (“Şirket”) tarafından işlenir.

• Unvan: Şirket Unvanı
• Adres: Örnek Mahallesi, Örnek Caddesi No: 0, Çankaya / Ankara
• MERSİS numarası: 0000000000000000
• KEP adresi: [email protected]
• E-posta: [email protected]
• Telefon: 0312 000 00 00

Şirket, asansör satışı ve montajı, revizyon, modernizasyon ve bakım taleplerini alır ve keşif ile teklif sürecini planlar; keşif, uygulama ve bakım TSE Hizmet Yeterlilik Belgeli yetkili servis tarafından yapılır. Talebiniz, açık rızanız üzerine bu amaçla yetkili servise aktarılır.

2. İşlenen kişisel veriler

Hizmet kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:

• Kimlik: adınız ve soyadınız.
• İletişim: telefon numaranız ve paylaşırsanız e-posta adresiniz.
• Talep bilgileri: binanın bulunduğu ilçe, bina tipi, asansörün etiket rengi, durak (kat) sayısı, asansör yaşı ve mesaj alanına yazdıklarınız.
• İşlem güvenliği ve kayıt bilgileri: formun gönderildiği sayfa, gönderim tarihi ve saati ile açık rıza onay kutusunun işaretlendiğine ilişkin kayıt. Ayrıca sitenin barındırıldığı sunucunun tuttuğu IP adresi, tarayıcı bilgisi ve erişim zamanı gibi kayıtlar. Site şu anda çerez kullanmaz; ayrıntılar Çerez Politikası’nda yer alır.
• Ses kaydı ve görüşme bilgileri: bizi aradığınızda veya teyit için sizi aradığımızda görüşmenin kaydı, tarihi, süresi, telefon numarası ve görüşme notları. Ayrıntılar Çağrı Kaydı Bilgilendirmesi’nde yer alır.
• Talep sonucu bilgileri: talebinizin hangi yetkili servise iletildiği, yetkili servisin sizinle iletişime geçip geçmediği ve talebin sonucu (ör. keşif yapıldı, teklif verildi, sözleşme kuruldu) hakkında sizden veya yetkili servisten edinilen bilgiler.

Talebinizin değerlendirilmesi için sağlık, engellilik, din veya ceza mahkûmiyeti gibi özel nitelikli kişisel verilere (KVKK md. 6) ihtiyaç yoktur. Lütfen bu tür bilgileri mesaj alanına yazmayın. Binada erişilebilirlik ihtiyacı varsa bunu bir kişiyle ilişkilendirmeden (ör. “engelli platformu ihtiyacı var”) belirtmeniz yeterlidir.

Formu bina yöneticisi olarak veya kat malikleri adına dolduruyorsanız, yalnızca talebin karşılanması için gereken bilgileri paylaşmanızı rica ederiz. Diğer sakinlerin adı, telefonu gibi kişisel verilerini mesaja yazmamanızı da rica ederiz.

3. İşleme amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Teklif ve hizmet talebinizi almak, kaydetmek ve değerlendirmek;
• Bilgilerin doğruluğunu ve talebin güncelliğini teyit etmek için sizinle telefonla görüşmek;
• Talebinizi, işi üstlenecek TSE Hizmet Yeterlilik Belgeli yetkili servise iletmek ve yetkili servisin sizinle iletişime geçmesini sağlamak;
• Sürecin takibi için yetkili servisin size dönüş yapıp yapmadığını izlemek, şikâyet ve önerilerinizi almak ve sonuçlandırmak;
• Yetkili servislerle aramızdaki sözleşmeden doğan ücret hesaplarını yapmak, belgelemek ve denetlemek;
• Hizmet kalitesini ölçmek ve geliştirmek; taleplerin ilçe ve bina tipine göre dağılımı gibi istatistikleri kişiyi tanımlamayan biçimde üretmek;
• Bilgi güvenliğini sağlamak, sahte veya otomatik form gönderimleri gibi kötüye kullanımları önlemek;
• Mevzuattan doğan yükümlülükleri yerine getirmek, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun taleplerini karşılamak ve olası uyuşmazlıklarda hakları korumak.

Size kampanya, bülten veya reklam içerikli ticari elektronik ileti gönderilmez. İleride böyle bir gönderim planlanırsa, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca önceden ayrıca onayınız alınır.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde sayılan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (md. 5/2-c): talep formunu göndererek istediğiniz teklifin hazırlanması ve size ulaştırılması; talebinizin kaydedilmesi, değerlendirilmesi ve teyit araması.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla sürecin takibi, hizmet kalitesinin ölçülmesi, yetkili servislerle ücret hesabı, bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve telefon görüşmelerinin kaydı.
• Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç): mevzuattan doğan kayıt tutma, saklama ve yetkili mercilere bilgi verme yükümlülükleri.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): olası uyuşmazlıklarda ispat amacıyla kayıtların saklanması.
• Açık rıza (md. 5/1 ve md. 8/1): kişisel verilerinizin, talebinizi üstlenecek yetkili servise aktarılması.

Açık rıza, bu aydınlatma metninden ayrı bir beyandır. Belirli bir konuya, yani verilerinizin talebinizi üstlenecek yetkili servise aktarılmasına ilişkindir. Talep formundaki onay kutusunun işaretlenmesiyle verilir. Bu metni okumuş olmanız açık rıza verdiğiniz anlamına gelmez. Açık rızanızı dilediğiniz zaman 10. bölümdeki yollarla geri alabilirsiniz. Geri alma, o tarihe kadar hukuka uygun olarak yapılmış işlemleri etkilemez; geri almadan sonra verileriniz yetkili servise aktarılmaz ve talebiniz bu yolla sürdürülemez.

5. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesine uygun olarak yalnızca aşağıdaki alıcı gruplarına ve belirtilen amaçla sınırlı olarak aktarılır:

• Yetkili servis: talebinizin karşılanması için adınız soyadınız, telefon numaranız, paylaştıysanız e-posta adresiniz ve talep bilgileriniz, talebinizi üstlenecek TSE Hizmet Yeterlilik Belgeli yetkili servise aktarılır. Yetkili servis bu verileri sizinle iletişime geçmek, keşif yapmak ve teklif hazırlamak için kullanır; bu aşamadan itibaren yetkili servis de kendi işlemleri bakımından veri sorumlusudur. Talebinizin hangi yetkili servise iletildiğini dilediğiniz zaman sorabilirsiniz.
• Hizmet sağlayıcılar (veri işleyenler): sitenin barındırılması, form gönderimlerinin iletilmesi, e-posta, telefon santrali ve çağrı kaydı, bulut depolama gibi teknik hizmetlerin alındığı firmalar. Aktarım yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve Şirketin talimatlarıyla sınırlı olarak yapılır.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi veya bir hakkın korunması gerektiğinde, mevzuatın izin verdiği ölçüde.
• Hukuk ve mali danışmanlar: uyuşmazlık, denetim veya yasal yükümlülükler kapsamında, sır saklama yükümlülüğü altında ve gerekli olduğu ölçüde.

Kişisel verileriniz satılmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

6. Yurt dışına aktarım

Bu metnin güncellendiği tarihte form gönderimi, e-posta, telefon santrali ve barındırma hizmetleri için kullanılacak sağlayıcılar kesinleşmemiştir. Bu sağlayıcılardan birinin sunucuları yurt dışında bulunuyorsa, kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmış olur.

Böyle bir aktarım, 7499 sayılı Kanunla değişik KVKK’nın 9. maddesi ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca aşağıdaki sıraya göre yapılır:

• Aktarımın yapılacağı ülke, ülke içindeki sektör veya uluslararası kuruluş hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulunun yeterlilik kararı varsa, 5. maddedeki hukuki sebeplerden birine dayanılarak;
• Yeterlilik kararı yoksa, 5. maddedeki hukuki sebeplerden birinin bulunması, yurt dışında da haklarınızı kullanabilmeniz ve etkili kanun yollarına başvurabilmeniz kaydıyla; Kurulca ilan edilen standart sözleşmenin sağlayıcıyla imzalanması ve imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurula bildirilmesi gibi 9. maddede sayılan uygun güvencelerden biriyle;
• Bunlardan hiçbiri sağlanamıyorsa yalnızca arızi olarak ve 9. maddenin altıncı fıkrasında sayılan hâllerde; örneğin olası riskler hakkında bilgilendirilmeniz kaydıyla açık rızanızın alınması yoluyla.

Yurt dışında sunucu kullanan bir sağlayıcıyla çalışılmaya başlanırsa sağlayıcının adı, aktarılan veri kategorileri, ülke ve dayanılan aktarım aracı bu metne eklenir.

7. Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz otomatik veya otomatik olmayan yollarla şu kanallardan toplanır:

• bu internet sitesindeki talep formları (elektronik ortamda);
• bizi aramanız veya teyit için sizi aramamız sırasında telefonla;
• bize gönderdiğiniz e-postalar;
• talebinizin sonucu hakkında yetkili servisten alınan bilgiler;
• siteyi ziyaretiniz sırasında sunucu tarafından otomatik tutulan erişim kayıtları.

8. Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği ve mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. Süre dolduğunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

• Teklife ya da hizmete dönüşmeyen talepler (teyit edilemeyen, vazgeçilen veya hizmet bölgesi dışındaki talepler): talep tarihinden itibaren 6 ay.
• Yetkili servise iletilen talepler ve süreç takip kayıtları: talebin sonuçlandığı tarihten itibaren 2 yıl.
• Yetkili servisle ücret hesabına esas kayıtlar: ticari ve vergi mevzuatındaki saklama süreleri boyunca (ör. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 82 uyarınca 10 yıl).
• Telefon görüşme kayıtları: Çağrı Kaydı Bilgilendirmesi’nde belirtilen süre.
• Açık rıza kayıtları: ilgili talep kaydı saklandığı sürece.
• Sunucu erişim kayıtları: bilgi güvenliği ve mevzuatın gerektirdiği süre, en fazla 2 yıl.

Bir şikâyet, başvuru veya uyuşmazlığa konu olan kayıtlar, bu süreç sonuçlanana ve ilgili zamanaşımı süresi dolana kadar saklanabilir.

9. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Şirkete başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• (a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• (b) işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• (c) işlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• (ç) yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• (d) eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme;
• (e) KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• (f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• (g) işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
• (ğ) kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Talebinizin yetkili servise iletilmesi yalnızca otomatik sistemlerle yapılan bir değerlendirmeye dayanmaz. Bir kişi, talepleri teyit aramasının ardından değerlendirir.

10. Başvuru yolu

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• ıslak imzalı dilekçeyle, 1. bölümdeki adrese elden veya posta yoluyla;
• kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden [email protected] adresine;
• güvenli elektronik imza veya mobil imzayla imzalanmış olarak [email protected] adresine;
• daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden [email protected] adresine.

Başvurunuzda adınız soyadınız, yazılı başvurularda imzanız ve talep konunuz bulunmalıdır. Ayrıca Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysanız T.C. kimlik numaranızı (yabancıysanız uyruğunuzu ile pasaport numaranızı veya varsa kimlik numaranızı) belirtmelisiniz. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz ve telefon numaranız da başvuruda yer almalıdır. Konuyla ilgili bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. KVKK md. 13'e göre işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. KVKK md. 14'e göre başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Metindeki değişiklikler

Bu metin; hizmet sağlayıcılar, yetkili servisler veya mevzuat değiştikçe güncellenir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncelleme tarihini gösterir.